Novinky v Microsoft 365 Copilot

Co je nového?

Každý měsíc přichází do osobního asistenta Microsoft 356 Copilot velké množství novinek, změn nebo se jen změní názvosloví určitých komponent služby. Vím, jak moc je těžké zůstat up-to-date ve světě IT a Microsoft 365 a proaktivní sledování novinek je činnost, která je opravdu pro ty největší nadšence a srdcaře. Proto vám tentokrát shrnu několik zajímavých novinek v Microsoft 365 Copilot.

Změna názvu - Microsoft 365 Copilot Chat                                                                                       (původně Bing Chat for Enterprise, poté Copilot with commercial data protection)

Pokud se pohybujete ve světě Microsoft technologií dlouho, tak jistě víte, že se nám dynamickým vývojem služeb neustále mění něco pod rukama včetně názvů, aplikací nebo funkcí. 

Microsoft Copilot (původně Bing Chat for Enterprise, později Copilot with commercial data protection, poté pouze Microsoft Copilot) se nyní postupně mění na Microsoft 365 Copilot Chat, což může být matoucí. Pojďme se tedy podívat na to, co tato služba zahrnuje a kde vám může pomoci.

Microsoft 365 Copilot Chat

• Je zdarma, respektive součástí licencí Office 365 a Microsoft 365 (např. Business Basic, Standard, Premium, Enterprise atd.)
• V této verzi nemá přístup k pracovním informacím z prostředí Microsoft 365
• Využívá model GPT-4o
• Chrání veškeré informace v promptech a konverzacích a neučí se na vašich datech
• Přistupuje k informacím z webu a indexuje pomocí Bing search
• Můžete k němu přistupovat z portálu m365.cloud.microsoft (dříve office.com), aplikace Microsoft 365 Copilot (dříve Microsoft 365), mobilní aplikace Microsoft 365 Copilot nebo přes postranní panel v prohlížeči Microsoft Edge
• Generuje obrázky
• Píše kódy
• Pomůže vám s vyhledáváním informací, tvorbou obsahu, řešením úkolů, tvorbou souhrnů z referenčních tabulek v excelu nebo shrnutím dlouhých souborů v PDF nebo Wordu a celou řadou činností
• Nově bude tento Copilot chat automaticky připnutý a dostupný pro uživatele v aplikaci Outlook (OWA, Nový Outlook pro Windows a Teams)

Využití najdete v osobním i pracovním životě

Osobní příklady využití

• Plánování dovolené a vyhledávání zajímavých destinací, míst a aktivit
• Vytvoření itineráře
• Tvorba receptů
• Vyhledávání informací a náhrada za běžné vyhledávače  např. Google
• Vysvětlování pojmů a výuka
• Vymýšlení aktivit a her pro děti
• Tvorba pohádek
• Tvorba životopisu nebo motivačních dopisů
• Vyhledávání pracovních příležitostí

Pracovní příklady využití

• Vyhledávání informací pro pracovní potřeby
• Vytvoření zápisů z vloženého přepisu schůzky Teams ve formátu docx
• Kontrola gramatiky a pravopisu
• Překlady kratších částí textu do libovolného jazyka
• Parafrázování
• Řešení technických potíží a dohledávání pracovních postupů
• Vymýšlení funkcí, vzorců, kódů pro různé programy ze světa Microsoft i mimo něj (vzorce pro Excel, kódy pro Python, PowerShell apod.)
• Vytváření osnov pro prezentace, obsahu...
• Shrnutí z vložených souborů v pdf či docx (nabídky, smlouvy, směrnice, metodické pokyny, prezentace apod.)

Pokud vlastníte předplatné Office 365/ Microsoft 365 a přemýšlíte o zavedení AI od Microsoftu do vaší organizace, pak je tento základní AI asistent vhodným startovacím bodem pro zahájení používání zabezpečené AI v organizaci.

Psaní a příprava poznámek s Copilot ve OneNote

OneNote je digitální blok pro ukládání poznámek nebo zápisů, do kterého můžete směřovat vaše myšlenky, poznámky ze schůzek, nápady a uchovávat v něm informace, které chcete mít na jednom místě. Umožňuje nejen vkládání textu, ale také obrázků, odkazů, ručně psaných poznámek, které poté můžete převést na text a nebo mu vaše myšlenky můžete jednoduše nadiktovat pomocí funkce Diktování. 

Pokud máte zakoupené licence Microsoft 365 Copilot, pak naleznete AI asistenta i v aplikaci OneNote, kde ho můžete pro různé účely používat. 

Příklady využití ve OneNote

• Vytvoření obsahu (návrh struktury stránky, zápisu ze schůzky, obsahu pro prezentace, školení, schůzky)
• Přepis nestrukturovaných poznámek na stránce nebo přepis konkrétních částí textu do přehlednější podoby
• Vyhledávání informací ze stránky
• Překlad

Nové funkce

• Vytvoření poznámek s Copilotem
• Přepis stránky nebo zvolené části textu
• Vytvoření seznamu úkolů z informací na stránce

Pokud používáte OneNote a máte licenci Microsoft 365 Copilot, pak pro vás tyto funkce budou užitečné. Já využívám Copilot ve OneNote nejčastěji pro návrh struktury a osnovy pro mé poznámky a hlavně pro přepis nestrukturovaných poznámek, což je něco co mi šetří čas a nervy při snaze o změnu způsobů psaní mých myšlenek a poznámek ze schůzek. A hlavně představte si, že do OneNote nadiktujete vaše neuspořádané myšlenky a Copilot je přepíše do přehledného zápisu, který můžete ihned použít. 

Plánování schůzek s Copilot v Outlooku

Pokud je plánování schůzek a organizace času váš denní chleba, potom oceníte novou funkci plánování schůzek s Copilot v Outlooku, která umožňuje na základě jednoduchého zadání vyhledat volné okno ve vašem kalendáři a naplánovat vám a kolegovi nebo externistovi společnou schůzku.

Jak to funguje?

• Otevřete postranní Copilot Chat v aplikaci Outlook (doporučuji webovou verzi případně novou verzi Outlooku pro Windows)
• Napište prompt: Např. naplánuj schůzku s [doplňte jméno a příjmení kolegy z organizace nebo zadejte celou            e-mailovou adresu příjemce] a odešlete výzvu do chatu
• Copilot během několika vteřin vytvoří návrh nové události, který jenom potvrdíte a odešlete pozvánku

Tip na závěr: Pokud chcete dát kolegům na výběr více termínů, potom použijte zabudovanou funkci v aplikaci Outlook s názvem Najít čas (Hlasování o plánu) a pošlete vašim spolupracovníkům jednoduchý hlasovací formulář, který vám uspoří spoustu času při koordinaci vhodného termínu pro společné setkání.

Copilot Agenti v SharePointu

Copilot agenti v SharePointu jsou virtuální specialisté, kteří mohou zastat roli odborníků pro poskytování informací z firemních souborů, které jsou uloženy v SharePointu Online. Pokud vás zajímá více o Copilot agentech, doporučuji přečtení článku zde.

Kdy a kde mi tedy agenti v SharePointu mohou pomoci?

Příklad: V organizaci mám 20 nejdůležitějších a nejaktuálnějších směrnic, které obsahují nařízení a informace pro zaměstnance pro dodržování jednotných pravidel v různých oblastech (bezpečnost na pracovišti, práce z domova, služební automobily, cestování, zadávání veřejných zakázek apod.). I přes veškerou snahu metodických pracovníků, je v organizaci stále obtížné seznamovat a poskytovat zaměstnancům důležité informace a zároveň dodržovat jednotná pravidla. 

Řešení: V dokumentové knihovně SharePoint Online mohu vybrat 20 konkrétních směrnic a na základě těchto 20 dokumentů vytvořit agenta, který bude formou chatových konverzací se zaměstnanci zodpovídat dotazy, které se týkají např. délky čerpání homeofficu, dovolených, využívání služebních automobilů pro soukromé účely, pracovní postupy pro zadávání služebních cest apod.

Další příklady použití

• Zodpovídání dotazů z produktových dokumentací/ katalogů
• Zodpovídání dotazů z interních návodů a pracovních postupů (SAP, spisová služba, CRM apod.)
• Zodpovídání dotazů z výstupní dokumentace projektů

Přesně o tom jsou SharePoint agenti. Nicméně ještě než se do nastavování agentů v SharePointu pustíte zkontrolujte, zda máte licenci Microsoft 365 Copilot, jste v roli editora konkrétní stránky/ dokumentové knihovny v SharePointu a přečtěte si aktuální limity, které by mohli ovlivnit finální funkčnost vašeho řešení.

Výběr graph konektoru pro zpracování promptu (M365 Copilot Business Chat (Copilot BizChat)

Copilot BizChat je univerzální pomocník a opravdu může být jako váš osobní asistent, který vám pomůže s dohledáváním informací z e-mailu, online schůzek, souborů a dalších zdrojů, se kterými každý den pracujete v prostředí Microsoft 365.

Díky napojení na Microsoft Graph umí pročítat veškeré informace v pracovním prostředí Microsoft 365, ke kterým máte přístup a mohli by pro vás při zpracování výzvy být užitečné. Nicméně Microsoft Grafem to nekončí, pokud vaše organizace má systémy třetích stran, ze kterých by ráda vytěžovala informace prostřednictvím Copilot BizChatu, potom můžete nastavit graph konektory, které napojí Copilota např. na Jiru, Confluence, ZenDesk, ServiceNow apod.

Co to tedy znamená?

• Napíšete výzvu do Copilot BizChatu
• Kliknete  na lomítko /
• Vyberete záložku Other a zvolíte konektor, který chcete pro váš prompt použít

Příklad: Projektový pracovník potřebuje zjistit, v jakém stavu jsou aktuálně projekty Gama a Delta, otevírá Copilot BizChat a píše výzvu: Jaký je aktuální stav projektů Gama a Delta, vytvořit mi shrnutí a rozděl výstup na souhrn stavu pro projekt Gama a Delta zvlášť /Jira.  

Tato novinka bude k dispozici během února - března. Pro přesné sledování dostupnosti novinky vyhledejte toto MCID: MC978930 v administračním centru Microsoft 365 (admin.microsoft.com/Stav/Centrum zpráv).

Zajímá vás víc?

Chcete být vždy v obraze ohledně nejnovějších změn a novinek nejen v Microsoft 365 Copilot? Kontaktujte mě a domluvme si pravidelné webináře pro vás a vaše kolegy, kde se zaměříme na všechny aktuální změny a novinky ze světa Microsoft.