Sdílení s externisty

Spolupráce s externisty v Microsoft 365
Předminulý článek jsem sdílela pár tipů, jak na sdílení souborů v Microsoft 365 pro spolupráci uvnitř společnosti, a dneska se podíváme na to, jak je možné předávat informace externistům a spolupracovat s nimi pomocí nástrojů Microsoft. 📄

• E-mail: Pokud je druhá strana konzervativnější a je potřeba komunikovat formálně, e-mail je dle mého názoru stále nejsilnější a nejlepší cesta. 📧
• OneDrive: Pokud má vaše společnost povoleno sdílení s externími subjekty přes OneDrive, můžete jednoduše sdílet složku nebo velký soubor externistovi. Pozor! Některé společnosti tuto možnost blokují. Pokud chcete zjistit, zda ta vaše ne, pak klikněte na tlačítko Sdílet v průzkumníku souborů nebo v Office aplikaci a napište celou e-mailovou adresu externisty. Pokud vám systém povolí odeslat pozvánku ke spolupráci, můžete sdílet s externisty přes OneDrive. 📂
• Týmy MS Teams (doporučená varianta): Pokud pravidelně předáváte obsah externistům nebo s nimi dlouhodobě spolupracujete, vytvořte tým, do kterého externistu přidejte. Externista obdrží pozvánku ke spolupráci do týmu a má přístup k veškerým příspěvkům, souborům, poznámkám či dalšímu obsahu v rámci standardních kanálů. Doporučuji si týmy, ve kterých máte externisty v názvu odlišit předponou např. EXT_nazevtymu, aby bylo jasné, že se jedná o tým pro externí spolupráci. 👥
• SharePoint Online: Pokud potřebujete něco jako interní úschovnu, web/ dokumentová knihovna v SharePointu může být správná volba pro přenos dat od vás pro externí subjekty, ale i obráceně. Tuto variantu používám nejméně, protože je dle mého uživatelsky jednodušší vytvořit tým v MS Teams a spolupracovat s externisty v něm.🌐

S kým sdílím nejčastěji já?

• Zákazníci: Pro předávání informací a souborů k projektům téměř vždy zakládám tým pro zákazníka, ve kterém sdílím všechny potřebné materiály a informace. 📁
• Jiní konzultanti/ lektoři: Nápady, novinky nebo know-how ráda sdílím napříč týmem lidí, se kterými spolupracuji. I zde preferuji týmy. 💡
• Moje drahá polovička/ kamarádi: Pokud plánujeme výlet, oslavu, svatbu, jsem zvyklá sdílet materiály, tabulky a informace třeba svému partnerovi, abychom měli prostor pro spolupráci a jedno místo pravdy. Tady v tom případě používám nejvíce sdílení přes OneDrive nebo iCloud. V tomto případě ještě ráda používám aplikaci Pozvánky v iOS, kde často sdílím nákupní seznamy a jiné provozní věci s partnerem.

Závěrem...
Externisté, kteří nepoužívají služby Microsoft 365, se bez problému dostanou k souborům zpřístupněným přes OneDrive, Týmy MS Teams nebo SharePoint (ale záleží na tom, co máte ve vaší firmě povoleno a co ne, tady v tom případě je dobré, když si firma vytvoří jednoduchá pravidla pro spolupráci a sdílení s externisty, pokud je to častý scénář). 🚀