Tipy pro sdílení souborů

📢 Pojďme si společně osvěžit několik tipů, jak sdílet soubory pomocí služeb Microsoft 365. Musím se přiznat, že není nic horšího, než když dostanu kopii dokumentu nebo tabulky do e-mailu a ještě do ní mám něco doplnit a poslat zpátky....Proč? Vždyť to oběma stranám trvá zbytečně moc času, než si vymění 4 verze stejného souboru s revizemi. ⏳

Pokud používáte Microsoft 365 nástroje (nebo jiná cloudová úložiště), pak můžete dokumenty, tabulky, ale i velké přílohy sdílet pomocí OneDrive/ SharePoint Online/ Teams. Často od zákazníků stále slýchám, je to bezpečné? Nám se nelíbí mít data v "cloudu", aha? Takže používat úschovnu, Uložto nebo jiné služby pro sdílení firemních dat, ke kterým se často pracovníci hlásí svými osobními účty je bezpečnější, fajn.

Nicméně když už používáte ve firmě Microsoft 365, pojďte stopnout e-mailové připomínkovací procesy a naučte se sdílet. 📤

Proč?
✅ Eliminujete desítky verzí stejných souborů, které máte v e-mailu, na ploše a bůh ví kde.
✅ Omezíte používání nezabezpečených a nespravovaných platforem třetích stran.
✅ Zrychlíte interní připomínkovací procesy.
✅ Zlepšíte spolupráci s kolegy nebo externisty.
✅ Nasdílíte i něco, co má víc než 10/15/150 MB.
✅ Ušetříte čas tomu chudákovi, který vytváří finální verzi (a to je to nejdůležitější).

Kde mohu sdílet? A kdy zkrátka použít co? 

📁Krátkodobé/ operativní sdílení: OneDrive (Pozor v tomto případě si vzpomeňte na to, že pokud vlastník OneDrive úložiště odejde z organizace, zaniká i veškerý jeho obsah v úložišti včetně udělených přístupů)

👥 Sdílení s více kolegy za účelem spolupráce: Týmy MS Teams (Pozor všichni vlastníci/ členové/ hosté v týmu mohou soubory editovat, ale lze tomu předejít prostřednictvím soukromých nebo sdílených kanálů)
🏢 Sdílené úložiště vnitropodnikových dat: SharePoint Online (Pozor, úložiště může být centrálně spravováno vaším správcem, od toho se budou odvíjet i možnosti sdílení)

No a kdo by si chtěl osvěžit postup sdílení přes OneDrive, dole najdete krátký návod. 📚 Už nějakou dobu totiž můžete nastavit i platnost odkazu při sdílení, a to je za mě skvělá věc pro někoho, kdo je lajdák na spravování a odebírání oprávnění k na sdíleným souborům jako já.